Как создавать hr-отчеты, которые будут полезны руководству компании?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как создавать hr-отчеты, которые будут полезны руководству компании?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Показатель текучести персонала зависит от множества факторов, но точно не только от уровня зарплаты. Скорее, на нее влияет общая рабочая атмосфера и условия, которые вы предлагаете сотрудникам. Сотрудники чувствуют себя комфортно, когда рабочая среда поддерживает их в достижении целей. Лучшие сотрудники — это те люди, которые разделяют видение и ценности компании.
Что такое HR-аналитика?
Аналитика для HR ― это инструмент, который дает возможность разработать уникальные, подходящие только вашей компании, методы управления людьми, которые принесут максимальный результат. Изучать и перенимать опыт успешных компаний здорово и полезно, но куда важнее научиться этот опыт адаптировать под собственные потребности. HR-аналитика ответит вам, где есть проблемы, что чаще всего становится причиной разногласий, на каком этапе отношений сотрудник-работодатель нужно сделать акцент.
Удивительно, но это как раз тот случай, когда пригодятся школьные знания математики и статистики. Тогда казалось, что рассчитывать моды и медианы вам вряд ли понадобится в жизни. Но оказалось полезно.
Многие считают, что HR ― это работа с душевными тонкими материями, там нужно быть чуткими и понимающими, а людей просто невозможно загнать в рамки цифр. На самом же деле в этой сфере найдется много того, что можно измерить, посчитать и улучшить.
Преимущества и недостатки
HR-аналитика позитивно влияет на управленческие решения и существенно повышает следующие их характеристики:
- Скорость – за счет автоматизированного сбора и анализа информации.
- Качество – благодаря сокращению доли ошибок, в том числе, связанных с субъективными (интуитивными) оценками.
- Обоснованность – за счет выявления множества скрытых взаимосвязей в управлении персоналом.
Успешное овладение новым инструментом кардинально меняет роль и всю деятельность службы управления персоналом, а именно:
- Изменяет статус – способствует превращению в стратегического бизнес-партнера.
- Позволяет кадровикам больше времени уделять талантам и меньше концентрироваться на рутинных операциях, которые выполняет программа.
- Обеспечивает навыки, необходимые для ценного HR-специалиста – оптимизирует подход к найму, вырабатывает критическое отношение к талантам за счет объективной оценки.
HR-аналитика – это возможность эффективного долгосрочного планирования, прогнозирования, оценки рисков управленческих решений.
Инструменты аналитики
Большинство российских предприятий используют лишь простейшие методики оценки эффективности персонала. Базовые, рутинные средства, без которых не обойтись:
- Дескриптивная (описательная) аналитика – сбор и обобщение первичных данных, которые отчасти помогают понять, что происходило в прошлом и имеет место в настоящее время. Это позволяет провести работу над ошибками.
- Системы планирования ресурсов предприятия (ERP) – модуль управления персоналом рассчитывает основные показатели и коэффициенты, более точно определяющие текущее состояние.
- Бенчмаркинг – комплекс методик для сравнения показателей HR-процессов на предприятии с аналогичными параметрами в других организациях. Предназначен для внедрения успешного опыта других компаний.
Информация, полученная с применением этих инструментов, необходима, но недостаточна для того, чтобы аналитику можно было считать конкурентным преимуществом и эффективным инструментом, а также не несет прогностической ценности.
Чтобы обеспечить развитие бизнеса в долгосрочной перспективе, применяйте наряду с традиционными более продвинутые, современные инструменты. Среди них визуализация и автоматизированный статистический анализ.
Форма кадровых отчетов. Что и когда сдавать сдавать
Если говорить об отчетах для внешних – государственных и контролирующих – органов, то обычно специалисты по отделу кадров сдают следующую отчетность:
Разово или по мере необходимости
- Военкомат – прием или увольнение военнообязанного,
- МВД – прием или увольнение иностранного работника,
- Служба занятости – уведомление в случае ликвидации компании или сокращения численности штата (за 2 месяца, ИП – за 2 недели).
Ежегодно
- ПФР – сведения о страховом стаже застрахованных лиц (до 1 марта, следующего за отчетным года – форма СЗВ-стаж),
- Росстат – форма № 1-Т (условия труда) и форма №7 – травматизм,
- Военкомат – отчетность по лицам мужского пола 15-16 лет (в сентябре, до 1 декабря – отчет о численности работающих граждан, пребывающих в запасе).
Ежеквартально
- Росстат – форма П-4 (для организаций, количество сотрудников в которых не больше 15 человек.
Ежемесячно
- Росстат – до 15 числа месяца отчет по форме П-4 (сведения о численности и заработной плате сотрудников, если в компании более 15 сотрудников,
- Служба занятости – до 25 числа отчет о наличии свободных мест,
- ПФР – тоже до 15 числа отчет по форме СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах).
Календарь отчетности кадровика на 2021 год
Среди обязанностей большинства кадровых специалистов — не только забота о персонале и корректное ведение кадровой документации, но и сдача отчетности. Регулярно возникают вопросы, какие конкретно отчеты нужно делать специалисту отдела кадров. Чтобы ни один отчет не упустить, предлагаем воспользоваться разработанным нами календарем. Он подскажет, какие отчеты сдает кадровик и куда, а также поможет правильно их заполнить.
| Месяц | Крайняя дата сдачи отчета | Принимающий орган | Наименование отчета |
| Январь | 15 января | Росстат | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4)
Отчет сдают: за декабрь прошлого года — организации, где более 15 работников; за весь прошлый год — организации, где менее 15 работников. |
| ПФР | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) за прошлый месяц | ||
| 27 января | Росстат | Форма № 7-травматизм за прошлый год | |
| Служба занятости | Сведения о наличии свободных мест | ||
| 30 января | Росстат | Форма № 1-Т за прошлый год | |
| Февраль | 3 февраля | Росстат | Данные о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций (форма № 1-кадры)
ВАЖНО! Отчет сдают 1 раз в 3-4 года! |
| 17 февраля | ПФР | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) за прошлый месяц | |
| Росстат | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) за прошлый месяц | ||
| ПФР | Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД за прошлый месяц | ||
| 25 февраля | Служба занятости | Данные о наличии свободных мест | |
| Март | 2 марта | ПФР | Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (форму СЗВ-СТАЖ) по итогам года |
| 16 марта | ПФР | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) за прошлый месяц | |
| Росстат | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) за прошлый месяц | ||
| ПФР | Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД за прошлый месяц | ||
| 25 марта | Служба занятости | Сведения о наличии свободных мест | |
| Апрель | 8 апреля | Росстат | Сведения о неполной занятости и движении работников (форма № П-4 (НЗ)) первый квартал |
| 15 апреля | ПФР | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) за прошлый месяц | |
| ПФР | Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД за прошлый месяц | ||
| Росстат | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4)
Отчет сдают: за март — организации, где более 15 работников; за первый квартал года — организации, где менее 15 работников |
||
| 27 апреля | Служба занятости | Сведения о наличии свободных мест | |
| Май | 15 мая | ПФР | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) за прошлый месяц. |
| ПФР | Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД за прошлый месяц | ||
| Росстат | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) за прошлый месяц | ||
| 25 мая | Служба занятости | Данные о наличии свободных мест | |
| Июнь | 15 июня | ПФР | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) за прошлый месяц. |
| ПФР | Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД за прошлый месяц | ||
| Росстат | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) за прошлый месяц | ||
| 25 июня | Служба занятости | Сведения о наличии свободных мест | |
| Июль | 8 июля | Росстат | Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)) за второй квартал |
| 15 июля | ПФР | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) за прошлый месяц | |
| ПФР | Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД за прошлый месяц | ||
| Росстат | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4)
Отчет сдают: за июнь — организации, где более 15 работников; за полугодие — организации, где менее 15 работников |
||
| 27 июля | Служба занятости | Данные о наличии свободных мест | |
| Август | 17 августа | ПФР | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) за прошлый месяц |
| ПФР | Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД за прошлый месяц | ||
| Росстат | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) за прошлый месяц | ||
| 25 августа | Служба занятости | Сведения о наличии свободных мест | |
| Сентябрь | В течение месяца | Военкомат | Направить в военкомат списки работников мужского пола 15- и 16-летнего возраста |
| 15 сентября | ПФР | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) за прошлый месяц | |
| ПФР | Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД за прошлый месяц | ||
| Росстат | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) за прошлый месяц | ||
| 25 сентября | Служба занятости | Данные о наличии свободных мест | |
| Октябрь | 8 октября | Росстат | Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)) за третий квартал |
| 15 октября | Росстат | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4)
Отчет сдают: за сентябрь — организации, где более 15 работников; за 9 месяцев — организации, где менее 15 работников. |
|
| ПФР | Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД за прошлый месяц | ||
| ПФР | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) за прошлый месяц | ||
| 26 октября | Служба занятости | Данные о наличии свободных мест | |
| Ноябрь | 2 ноября | Военкомат | Направить списки работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году |
| 16 ноября | ПФР | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) за прошлый месяц. | |
| ПФР | Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД за прошлый месяц | ||
| Росстат | Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) за прошлый месяц | ||
| 25 ноября | Служба занятости | Данные о наличии свободных мест | |
| Декабрь | 2 декабря | Военкомат | Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе |
| Военкомат | Подготовить для сверки личные карточки работников с учетными данными военного комиссариата. | ||
| Росстат | Сведения о заработной плате работникам по профессиям и должностям (форма № 57-Т).
Отчет сдают 1 раз в два года — по нечетным годам — за октябрь текущего года |
||
| 15 декабря | ПФР | Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) за прошлый месяц. | |
| ПФР | Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД за прошлый месяц | ||
| Росстат | Данные о численности и заработной плате работников (форма П-4) за прошлый месяц | ||
| 25 декабря | Служба занятости | Сведения о наличии свободных мест |
Управление производительностью
- Average Performance Rating — Средний рейтинг эффективности: Насколько хорошо сотрудники были оценены в обзорах производительности? Средний рейтинг производительности составлял 3,8.
- Problem Employee Rate — Коэффициент проблемных сотрудников: Сколько сотрудников провалили оценку производительности? Коэффициент проблемных сотрудников составил 4,5%.
- Rehabilitation Rate for Problem Employees — Уровень реабилитации проблемных сотрудников: Сколько проблемных работников было реабилитировано в течение 6 месяцев? Пример: 57% проблемных сотрудников реабилитированы.
- Termination Rate for Problem Employees — Коэффициент увольнения проблемных сотрудников: Сколько проблемных сотрудников уволено? 22% проблемных сотрудников были уволены.
- Average Cost to Terminate Employee — Средняя стоимость увольнения сотрудника: Сколько стоит увольнение (включая расходы правовые, административные и выходные пособия)? Средняя стоимость увольнения работника составила 33 090 долларов США.
- Average Salary — Средняя зарплата: Часто с разбивкой по уровням, отделу или позиции: средняя зарплата для руководителя уровня 3 составила 214 000 долларов США (год).
- Salary Deviation (by job level) — Отклонение зарплаты (по уровням): Каков диапазон между верхней и нижней границей для уровня? Отклонение заработной платы для руководителя 3-го уровня составляло 109 876 долл. США.
- Cost of Benefits as a Percentage of Salary — Стоимость бенефитов как процент от заработной платы: Сколько вы тратите на бенефиты по отношению к зарплате? — Средняя стоимость бенефитов составляла 39,7% от заработной платы.
- Cost of Benefits as a Percentage of Revenue Стоимость бенефитов как процент от выручки: Средняя стоимость бенефитов составляла 3,7% от выручки.
Как наладить HR-процессы в компании на старте бизнеса
В HR-отчетности существует несколько подводных камней. Это необходимо учитывать, чтобы не наделать ошибок.
- Автоматизируйте HR-отчетность: не пытайтесь генерировать каждый отчет вручную. Это крайне неэффективно и сведет на нет все возможности вашего отдела HR-данных. Все отчеты, описанные в этой статье, можно легко автоматизировать и генерировать автоматически.
- Предоставьте соответствующую информацию: не пытайтесь сделать всех счастливыми. Если вы можете сделать 80% людей счастливыми с помощью 20% информации, это может быть лучшим решением. Создание чрезмерно усложненной инфопанели и отчетность с нерелевантными данными могут привести к неэффективности отчетов и инфопанелей и, соответственно, снизить их ценность.
- Устраните ошибки: HR-данные будут считаться несоответствующими действительности, если в ваш HR-отчет закрадутся ошибки. Исправьте эти ошибки в исходных системах и проверьте их на корректность работы по точному вводу данных.
HR-отчетность и HR-инфопанели часто становятся первым шагом для тех организаций, которые хотят перейти к HR-аналитике, и именно поэтому для них столь важна эта тема. Все зависит от ваших данных. Удачи вам в составлении HR-отчета!
Эти темы на прошедшей 28 июня в Москве конференции HR METRIX 2018 обсуждались во время дискуссии с экспертами:
- Ольга Гамза, HR бизнес партнер направления B2B, B2G компании Ростелеком (в дальнейшем для сокращения — О.Г.)
- Виктория Пискарева, руководитель управления мотивации и льгот компании BURGER KING (в дальнейшем — В.П.)
Аналитическая отчетность в управлении персоналом
Отчеты для руководства – это головная боль практически любого отдела кадров – непонятно, что и как писать!
- Данных много,
- Источников данных много – внутренние системы учета, 1С, CRM, различные таблицы,
- Данные копируются вручную (!).
На составление отчета и выполнение рутинной работы тратится огромное количество времени. Какие пути есть у специалиста отделов кадров, чтобы облегчить и автоматизировать эту рутинную работу?
- Excel – простой и доступный инструмент. Минусы – многие данные приходится копировать вручную.
- Сложные аналитические решения – хорошее решение. Но – необходимо время на внедрение, а также бюджет на программное обеспечение и оплату специалистов, которые будут работать с программой (аналитики, IT).
- Легкие отчетные решения типа Tableau.
Работа специалиста по кадровой службе предполагает не только работу с персоналом, но и создание отчетов. Несмотря на сложность и рутинность самого процесса, это очень важный стратегический момент в управлении персоналом. Все больше менеджеров и руководителей понимают, что управление на основе данных – это не просто тренд. Это реальная возможность стать лучше и сэкономить бюджет. Как сделать полезный отчет?
Формулы идеального отчета не существует. Для каждой компании важно отслеживать свой определенный набор показателей. Для одной компании в приоритете текучка кадров и KPI, для другой критичен возраст сотрудников. Конечно, есть универсальные показатели, среди них:
- Данные о возрасте, поле и квалификации персонала по департаментам
- Сведения о заработной плате и премиях (KPI)
- Данные о текучке кадров
- Работа с вакансиями и кадровым резервом
- В том числе – сведения о затратах на поиск персонала
- Сведения об обучении и аттестации персонала
Прежде чем приступить к отчету, устройте «мозговой штурм», поговорите с коллегами, с руководителем – какие показатели им интересны, что важно и полезно знать о персонале? Какие качественные и количественные показатели стратегически важны для вашей компании?
К сожалению, идеального отчета не получится, если про годовой отчет вы вспомните за 2 дня до его сдачи. Данные нужно собирать с самого начала года и регулярно их проверять и заполнять разработанные формы.
То есть сама форма отчета, показатели – уже должны быть определены в самом начале года. Потом остается только рутинная работа по заполнению этих данных. Зато в конце года – быстрый и красивый отчет точно получится!
Форма кадровых отчетов. Проблемы
Отчеты для руководства – это головная боль практически любого отдела кадров – непонятно, что и как писать!
- Данных много,
- Источников данных много – внутренние системы учета, 1С, CRM, различные таблицы,
- Данные копируются вручную (!).
На составление отчета и выполнение рутинной работы тратится огромное количество времени. Какие пути есть у специалиста отделов кадров, чтобы облегчить и автоматизировать эту рутинную работу?
- Excel – простой и доступный инструмент. Минусы – многие данные приходится копировать вручную.
- Сложные аналитические решения – хорошее решение. Но – необходимо время на внедрение, а также бюджет на программное обеспечение и оплату специалистов, которые будут работать с программой (аналитики, IT).
- Легкие отчетные решения типа Tableau.
ЧТО ТАКОЕ HR-АНАЛИТИКА?
HR-аналитика является процессом, в котором методы обработки данных и бизнес-аналитики (BA) применяются к обработке HR-данных. Её иногда также называют аналитикой талантов. Кроме того, интеллектуальный анализ данных (data mining) в этом контексте относится к практике изучения баз данных для создания новой информации.
У HR-аналитики существуют две основные цели: предоставление инсайтов (неизвестной ранее информации), и определение ключевых данных.
Первая цель состоит в предоставлении организации информации о ее собственных операциях, которая может помочь в эффективном управлении сотрудниками. Это инсайты, которые могут обеспечить эффективное достижение бизнес-целей компании.
Вторая ключевая функция HR-аналитики: помогать идентифицировать данные, которые организация должна сохранять. Кроме того, она предоставляет модели для прогнозирования различных способов, которыми организация может получить оптимальную отдачу от инвестиций (ROI) в свой человеческий капитал.
В целом, HR-аналитика ориентирована на то, чтобы максимально использовать огромные объемы данных о человеческих ресурсах, которые собирает большинство организаций. В компаниях часто имеется множество данных, таких как демографические данные сотрудников, учебные записи и т.д., и анализ может извлечь из них важные знания.
Форма кадровых отчетов. Что и когда сдавать сдавать
Если говорить об отчетах для внешних – государственных и контролирующих – органов, то обычно специалисты по отделу кадров сдают следующую отчетность:
Разово или по мере необходимости
- Военкомат – прием или увольнение военнообязанного,
- МВД – прием или увольнение иностранного работника,
- Служба занятости – уведомление в случае ликвидации компании или сокращения численности штата (за 2 месяца, ИП – за 2 недели).
Ежегодно
- ПФР – сведения о страховом стаже застрахованных лиц (до 1 марта, следующего за отчетным года – форма СЗВ-стаж),
- Росстат – форма № 1-Т (условия труда) и форма №7 – травматизм,
- Военкомат – отчетность по лицам мужского пола 15-16 лет (в сентябре, до 1 декабря – отчет о численности работающих граждан, пребывающих в запасе).
Ежеквартально
- Росстат – форма П-4 (для организаций, количество сотрудников в которых не больше 15 человек.
Ежемесячно
- Росстат – до 15 числа месяца отчет по форме П-4 (сведения о численности и заработной плате сотрудников, если в компании более 15 сотрудников,
- Служба занятости – до 25 числа отчет о наличии свободных мест,
- ПФР – тоже до 15 числа отчет по форме СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах).
Как HR может влиять на повышение эффективности предприятия
HR-служба всегда влияет на результат работы всей компании,
но не всегда может объяснить это бизнесу,
разговаривающему на языке прибыли.
HR-эксперт Алёна Латыпова7
Современный HR – это не только кадровое администрирование и выстраивание взаимоотношений в рабочем коллективе, но и одна из ключевых стратегий управления бизнесом. Ведь бизнес делают люди.
Отследить напрямую влияние HR на прибыль компании возможно не в каждом случае. Использовать показатель прибыли как основной маркер эффективности не всегда верно. При расчёте прибыли компании происходят различные преобразования, которые могут существенно повлиять на итоговую цифру.
Поэтому, рассуждая о пользе HR-службы для бизнеса, в первую очередь стоит обратить внимание на то, как его процессы влияют на развитие бизнеса. Насколько они подчинены стратегическим целям компании.
Управление Организацией
Управление организацией позволяет управлять структурой предприятия и анализировать планы организации.
Ключевые особенности –
-
В управлении организацией можно настроить параметры системы, необходимые для структуры предприятия, планирования затрат на персонал и т. Д.
-
Вы можете определить версию плана для одновременной настройки различных планов организации.
-
Только одна версия плана определяет текущий организационный план.
-
Вы можете редактировать, изменять или сравнивать различные планы организации, используя версию плана.
-
Вы можете иметь две разные версии плана: одну для маркетинга и другую для иерархии продаж.
-
Вы можете сравнить или отредактировать оба плана, но одновременно можно использовать только один план.
В управлении организацией можно настроить параметры системы, необходимые для структуры предприятия, планирования затрат на персонал и т. Д.
Вы можете определить версию плана для одновременной настройки различных планов организации.
Только одна версия плана определяет текущий организационный план.
Интеграция с Time & Payroll
Интеграция между управлением временем и расчетом заработной платы осуществляется посредством оценки времени. Это позволяет вам определять заработную плату сотрудника, используя виды оплаты по времени, определенные с помощью оценки времени.
Виды заработной платы времени в таблицах ZL, ALP и C1 (кластер B2) представляют собой интерфейс между оценкой времени (TM) и расчетом заработной платы.
-
ZL – содержит виды оплаты
-
C1 – содержит данные для контировки затрат
-
ALP – содержит спецификации для другой ставки оплаты
Регистрация и оценка времени
Существуют различные типы записей времени, которые можно выполнять в системе управления временем, например, количество часов, отработанных в проекте, отпуск и отсутствие, праздники, командировки и т. Д.
Вы можете забронировать два вида отсутствий в Time management –
-
Отсутствия по квотам – этот тип отсутствия включает отпуск, взятый из выделенного лимита за определенный период времени. Пример: случайные листья, заработанные листья.
-
Отсутствия, не связанные с квотами – этот тип отсутствия включает в себя все незапланированные отпуска и не является частью выделенного лимита во временном интервале. Пример: оставить без оплаты, оставить учебу. И т.п.
Отсутствия по квотам – этот тип отсутствия включает отпуск, взятый из выделенного лимита за определенный период времени. Пример: случайные листья, заработанные листья.
Отсутствия, не связанные с квотами – этот тип отсутствия включает в себя все незапланированные отпуска и не является частью выделенного лимита во временном интервале. Пример: оставить без оплаты, оставить учебу. И т.п.
В системе SAP определены различные инфо-типы для регистрации времени –
| Пропуски | 2001 |
| посещаемость | 2002 |
| Через некоторое время | 2005 |
| Отсутствие – квота управляемая | 2006 |
| Посещаемость – квота управляемая | 2007 |
| Время События | 2011 |