Правила оформления электронного больничного листа в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила оформления электронного больничного листа в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обычный бланк заполняется лечащим врачом и вручается работнику, который в свою очередь отдает его в бухгалтерию на работе. Электронный представляет собой запись в базе Фонда социального страхования. Медработник вносит сведения, ставит ЭП и сообщает человеку только номер.

Кому выдается листок нетрудоспособности?

Порядком № 925н круг граждан, которым выдается листок нетрудоспособности, расширен. Напомним, что согласно действующему порядку к таким лицам, в частности, относятся:

• лица, работающие по трудовым договорам;

• государственные гражданские и муниципальные служащие;

• члены производственного кооператива;

• священнослужители;

• адвокаты, индивидуальные предприниматели, члены крестьянских (фермерских) хозяйств, физические лица, не признаваемые индивидуальными предпринимателями (нотариусы, занимающиеся частной практикой, иные лица, занимающиеся в установленном законодательством порядке частной практикой), и др.;

• лица, у которых заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней со дня прекращения работы по трудовому договору, осуществления служебной или иной деятельности либо в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования;

• женщины, уволенные в связи с ликвидацией организаций, прекращением деятельности в качестве индивидуального предпринимателя, нотариуса, адвоката, у которых беременность наступила в течение 12 месяцев до признания их в установленном порядке безработными;

• граждане, признанные безработными и состоящие на учете в государственных учреждениях службы занятости населения;

• застрахованные лица из числа иностранных граждан и лиц без гражданства, временно пребывающих на территории РФ, утратившие трудоспособность вследствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания;

• иные категории лиц, которые подлежат обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний при условии уплаты ими или за них страховых взносов в ФСС.

В Порядке № 925н к этим лицам также причислены:

• руководители организаций, являющиеся единственными участниками (учредителями, собственниками имущества);

• лица, осужденные к лишению свободы и привлеченные к оплачиваемому труду.

Выдача больничного при карантине.

Раздел о выдаче листка нетрудоспособности в период карантина изменится в связи с распространением коронавирусной инфекции и введением в России ограничительных мер.

В частности, установлено, что листок нетрудоспособности выдается гражданам, которые должны быть временно отстранены от работы или находиться на самоизоляции в случае введения ограничительных мер (карантина) (п. 48 Порядка № 925н).

Получить больничный лист, в том числе по беременности и родам, можно будет без личного посещения врача, с использованием телемедицинских технологий. В этом случае листок нетрудоспособности формируется только в электронном виде. Его сможет выдавать лечащий врач (фельдшер), если:

• сведения о нем внесены в Федеральный регистр медицинских работников;

• медицинская организация зарегистрирована в Федеральном реестре медицинских организаций (п. 50 Порядка № 925н).

Преимущества электронного больничного

До сих пор по закону применимы оба вида больничных. Однако всё чаще в последнее время участники документооборота с листами нетрудоспособности прибегают к оформлению их в электронном виде. Из плюсов ЭЛН можно назвать следующие.

Его не нужно распечатывать, отправлять или пересылать по почте или курьерскими службами, относить куда-либо лично, не нужно где-либо хранить, например, в архиве.

Вся информация по ЭЛН хранится в системе ФСС, что полностью исключает возможность подделки больничного, а также утерю документа. Формат ЭЛН полностью исключает возможность доступа к информации о диагнозе и персональных данных третьими (сторонними) лицами.

Этот формат больничного ускоряет документооборот, исключает ошибки в документе и вероятность его повреждения. ЭЛН нельзя порвать, случайно выбросить, залить кофе, его не может изжевать питомец или раскрасить ребёнок.

С работодателя снимается ответственность за хранение больничных, если они оформлены электронно – ведь информация хранится в системе ФСС. При проверках от работодателей также не требуется представлять ЭЛН.

Применение ЭЛН для работодателя также упрощает ведение учёта, расчётов суммы выплат по пособиям, да и в целом коммуникации с ФСС по возмещениям пособий.

Как получить больничный лист в 2021 году

Новый порядок выдачи листков временной нетрудоспособности регулируется приказом Минздрава от 01.09.2020 № 925н. Теперь работник вправе самостоятельно выбирать, какой именно больничный лист ему нужен – электронный или традиционный, на бумажном носителе. При этом электронный больничный оформляется только с письменного согласия пациента.

Больничные сроком до 15 календарных дней включительно выдаются врачом самостоятельно, а при сроках временной нетрудоспособности, превышающих 15 календарных дней, больничный выдается и продлевается по решению врачебной комиссии. Больничный выдается на весь период нетрудоспособности, включая нерабочие праздничные и выходные дни.

Выдача бумажных больничных осуществляется при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Электронный больничный выдается при предъявлении паспорта (другого документа, удостоверяющего личность), а также номера СНИЛС.

Если гражданин на момент наступления временной нетрудоспособности занят у нескольких работодателей и в 2 календарных годах, предшествующих году выдачи листка нетрудоспособности, был занят у тех же работодателей, то ему выдается несколько бумажных листков нетрудоспособности по каждому месту работы.

Получив больничный листок, работник может обращаться за назначением и выплатой больничного пособия.

Порядок и сроки выплаты больничных пособий в 2021 году

Порядок выплаты больничного пособия за первые три дня болезни аналогичен порядку выплаты сотруднику его зарплаты. Пособие будет выплачено работнику в ближайший после его назначения день, установленный для выплаты заработной платы в организации (Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

То есть, за первые 3 дня больничного работник получит деньги либо в день получения зарплаты, либо в день выплаты аванса — в зависимости от того, что наступит раньше. Пособие за первые 3 дня болезни переведут на зарплатную карту работника.

В свою очередь ФСС переведет больничное пособие за весь оставшийся период временной нетрудоспособности, начиная с 4 дня, одним из следующих способов, указанных работником в заявлении:

• на банковскую карту «Мир»;
• на банковский счет;
• через организацию федеральной почтовой связи (Почту России).

Как исправляются ошибки в листке нетрудоспособности?

В приказе устанавливается регламент исправления ошибок в электронных больничных для работодателя.

Если больничный содержит ошибки, то в настоящее время он считается испорченным и вместо него оформляется дубликат (п. 56 Порядка № 624н). Как установлено новым Порядком № 925н, дубликат листка нетрудоспособности выдается на бумажном носителе или оформляется в электронном виде в следующих случаях (п. 63 Порядка № 925н):

• наличие ошибок при заполнении;
• порча или утрата больничного (до момента выплаты на его основании пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам);
• изменение причины нетрудоспособности по решению врачебной комиссии.

Как следует из Порядка № 925н, способ оформления дубликата не зависит от способа оформления первоначального листка нетрудоспособности. К примеру, если бумажный больничный утрачен, то его дубликат можно оформить на электронном носителе.

Заметим, что, когда дубликат оформляется вместо ранее сформированного электронного больничного, медорганизация должна аннулировать электронный листок нетрудоспособности (п. 63 Порядка № 925н).

Если ошибку при заполнении больничного допустил работодатель, необходимо поступить следующим образом (п. 72 Порядка № 925н):

• в случае ошибок при заполнении больничного на бумаге ошибочную запись нужно аккуратно зачеркнуть. Правильную запись необходимо внести на оборотную сторону бланка и заверить записью «исправленному верить», подписью и печатью (при ее наличии). Ошибки нельзя исправлять с помощью корректирующего или иного аналогичного средства;
• при ошибках в электронном больничном нужно внести необходимые изменения и повторно направить сведения в ФСС России, указав причину исправлений. Заверить сведения необходимо усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера и руководителя.

Особенности выдачи больничного листа совместителям

Ранее совместители, трудящиеся на нескольких работах в разных организациях должны были предоставить оригинал листка нетрудоспособности каждому работодателю. По новому приказу электронный больничный лист будет единым для совместителей. Работодателю будет необходимо сообщить лишь его номер, по которому он найдет больничный лист в базе ЕИИС «Соцстрах». Также сотрудник может не записывать его номер — его можно посмотреть в личном кабинете на сайте госуслуг.

Правила выдачи бумажных и электронных больничных при наличии нескольких мест работы сотрудника наглядно представлены в таблице:

Тип занятости сотрудника на дату наступления нетрудоспособности / отпуска по беременности и родам	Способ выдачи (оформления) больничного
На бумажном носителе	В электронном виде
Сотрудник занят у тех же работодателей, что и в расчетном периоде	Выдается несколько листков нетрудоспособности по каждому месту работы	Формируется один электронный листок нетрудоспособности, его номер предоставляется по каждому месту работы
Сотрудник в расчетном периоде был занят у других работодателей (другого работодателя)	Выдается один листок нетрудоспособности для представления по одному из последних мест работы по выбору сотрудника	Формируется один электронный листок нетрудоспособности для представления тому работодателю, у которого сотрудник намерен получить пособие
Сотрудник в расчетном периоде был занят как у этих, так и других работодателей (другого работодателя)	Выдается несколько листков нетрудоспособности для каждого места работы или один листок для представления по одному месту работы по выбору сотрудника	Формируется один электронный листок нетрудоспособности для представления его номера по каждому месту работы либо тому работодателю, у которого сотрудник намерен получить пособие

Какие особенности выдачи листка нетрудоспособности при уходе за больным членом семьи?

В новом порядке 925н содержатся следующие отличия в выдаче листка нетрудоспособности:

1) На основании п. 41 Порядка № 925н больничный лист при уходе за ребенком в возрасте от 7 до 15 лет выдается (оформляется) без ограничений по срокам (по приказу 624н больничный лист для данной возрастной категории выдавался не более чем на 15 дней, а больший срок – по заключению врачебной комиссии)

Тем не менее пособие по нетрудоспособности назначается за ограниченное количество дней ухода за ребенком указанного возраста: не более чем за 15 календарных дней по каждому случаю лечения ребенка и не свыше 45 календарных дней в году. Это закреплено в п. 2 ст. 5 Закона № 255-ФЗ. Какие-либо поправки в эту норму пока не внесены

2) Скорректировано число календарных дней, на которые выдается листок нетрудоспособности, если уход осуществляется за заболевшим членом семьи старше 15 лет.

В настоящее время больничный лист по каждому случаю заболевания при лечении амбулаторно выдается на срок до трех дней. А по решению врачебной комиссии – на срок не более 7 дней (п. 35 Порядка № 624н).

В соответствии с новым Порядком № 925н в данной ситуации даже без заключения врачебной комиссии листок нетрудоспособности должен выдаваться не более чем на 7 календарных дней по каждому случаю заболевания при лечении в амбулаторных условиях (п. 41 Порядка № 925н).

3) По особым правилам будет выдаваться листок нетрудоспособности, если одновременно болеют несколько детей.

Сейчас в случае болезни в одно и то же время двух детей выдается один больничный лист по уходу за ними. Если одновременно болеют более двух детей, выдается второй больничный лист (п. 38 Порядка № 624н).

С 14 декабря 2020 года эти правила сохранятся в отношении листков нетрудоспособности на бумажном носителе. Если же физлицо получает больничный лист в электронном виде, то оформляется один листок нетрудоспособности, причем независимо от числа заболевших детей (п. 44 Порядка № 925н).

Как работает система электронных больничных листов

Работник, убедившийся в нетрудоспособности, направляется в медицинское учреждение для оформления больничного. После осмотра и установления диагноза пациент выбирает вариант больничного листа и подписывает согласие. Врач заполняет электронный бланк нетрудоспособности и передает пациенту двенадцатизначный идентификационный номер электронного листа нетрудоспособности. Пациент отдает его работодателю.

Когда лечение заканчивается, электронный лист подписывают врачи и медицинское учреждение с использованием неповторимой цифровой подписи. Далее файл направляется в ФСС. Из ФСС он попадает к работодателю, который проверяет файл и подтверждает личной криптографической подписью. В итоге работнику переводится пособие по болезни.

База виртуальных больничных связана с базой карт пациентов. Информация о пациенте, заносимая в базу:

• ФИО, место и год рождения;
• занятость;
• группа крови и резус-фактор;
• врожденные и хронические заболевания;
• сведения об аллергических реакциях.

Порядок оформления ЭЛН в медицинской организации.

Формирование электронного больничного в медицинском учреждении возможно, если данная организация подключена к единой системе работы с документами в цифровом формате. Последовательность формирования электронного больничного листа в лечебном учреждении следующая:

1. Пациент обозначает лечащему врачу, что собирается получить ЭЛН. А также информирует о том, что компания, в которой он работает, является участником единой информационной системы и способна получать и предоставлять сведения в электронном виде. Физическому лицу при этом при себе необходимо иметь:

• Документ удостоверяющий личность;
• СНИЛС;
• Согласие на выдачу ЭЛН в письменном виде.

2. Врач осуществляет запрос в ЕИИС «Соцстрах» о необходимости присвоения уникального кода документу. С полученным кодом заносятся данные в соответствующий раздел программы.

3. После формирования документа он подписывается электронно-цифровой подписью врача, а в последующем еще и ЭЦП медицинской организации.

Что такое больничный лист в электронной форме

Листок нетрудоспособности в электронном виде оформляется в России уже давно. Некоторые граждане уже с ним столкнулись, но, увы, не все знают, можно его оформлять или нет.

Если обычный больничный выдается на руки, то электронный лист пациент не видит. Его сразу отправляют в базу данных ФСС. На основании этого документа работодатель должен рассчитать сумму оплаты за нетрудоспособность.

Порядок оформления такого больничного листка регулируется Федеральным законом №255-ФЗ, в котором говорится, что пособие по временной утрате трудоспособности выплачивается на основании больничного листа в бумажной или электронной форме. Однако существует один момент, для оформления нового больничного пациент должен лично написать заявление. Только тогда ему выдадут электронный лист

Как работает система выдачи больничного листа в электронном виде

В ФСС уверяют, что нововведение пошло на пользу как медицинским учреждения, так и простым гражданам. Теперь больница ФСС и работодатель работают вместе. Однако выгода от этого есть только у медиков и пациента.

Теперь не тратятся деньги за закупку специальных бланков и их хранение. Врач оформляет больничный лист на своем рабочем компьютере. Пациенту отдается только листок с данными, которые он должен передать работодателю. Любой гражданин может рассчитать сумму за больничные дни зайдя в базу данных ФСС и введя номер, который был выдан врачом.

Оплата происходит либо за счет ФСС или же непосредственно работодателем, что является более привычным расчетом для многих предприятий, которые работают с электронными больничными листами. Срок оплаты зависит от того в какой форме работает предприятие.

Документы, обязательные к выдаче вместе с электронным больничным листом

Когда выдается листок о временной потере трудоспособности в бумажной форме, к нему больше ничего не прилагается. Все необходимые данные на нем имеются. Оформление больничного листа также не занимает много времени.

Заполнить электронные листы тоже дело не долгое, но к ним прилагаются и другие документы, которые необходимы для того, чтобы работодатель смог увидеть данные на сайте ФСС. Это листок, в котором есть вся информация для того, чтобы этот работодатель смог осуществить расчет больничных дней.

Нужна еще подпись – это согласие пациента на то, что врач будет оформлять листок на обработку персональных данных. Это еще одни недостаток этого нововведения. Однако его авторы уверены, что пока без этого никак не обойтись, поскольку по закону гражданин должен дать согласие на ознакомление других лиц со своими персональными данными.

Плюсы и минусы электронных больничных:

Плюсы	Минусы
доктор экономит время при приеме пациента на оформление электронного больничного	возможные неполадки и сбои в системе, напрямую отражающиеся на оформлении бланка;
поскольку данные вносятся в программу, сохраняется конфиденциальность информации между врачом и пациентом	медперсонал должен будет пройти спецкурсы, что может быть крайне тяжело для медиков пожилого возраста, из-за чего они могут легко попасть под увольнение
исключаются форс-мажорные ситуации: кражи, потери, подделки	по всей стране необходимо будет наладить компьютерное обеспечение
процесс ускоряется и выплаты происходят гораздо быстрее, в течении одного-двух дней с момента поступления в ФСС	существенная реорганизация ведомственных учреждений с целью вменения им обязанностей по работе с новым видом больничных
сокращается бумажная работа, меньше бумаг- больше времени	невозможность полного устранения человеческого фактора
снижается нагрузка на работодателя насчёт расчёта выплаты, автоматизируется процесс расчёта;
оптимизируются расходы Фонда социального страхования: нет необходимости в проверке страхователей и медучреждений, в распечатке бланков, доставлении их, ведении учёта, хранении и тому подобное. Отчётность формируется автоматически

Инструкция: как оформить согласие на электронный листок нетрудоспособности

Листок нетрудоспособности является основным документом, который подтверждает факт заболевания трудоспособного гражданина.

На основании правильно составленного листка работающим россиянам назначается и выплачивается пособие по нетрудоспособности.

Документ может быть оформлен на бумаге, в этом случае используется бланк строгой отчетности, отвечающий нескольким десяткам уровней и требований безопасности.

А с июля 2017 года стало возможным оформить электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН).

Такой документ получить на руки нельзя, он формируется в специализированных программах, направляется по защищенным каналам от медицинской организации в адрес работодателя для назначения денежного пособия по временной нетрудоспособности.

Затем электронный бланк переправляется в адрес Фонда социального страхования для контроля, возмещения средств работодателю и дальнейшего учета.

Однако применение электронной бумаги доступно только при соблюдении трех обязательных условий:

1. Типовая форма информированного добровольного согласия на формирование электронной документации в отношении гражданина оформлена в медицинской организации. Простыми словами, заболевший работник оформил свое разрешение на обмен больничными листками в электронном формате в письменной форме.
2. Работодатель, у которого трудоустроен застрахованный гражданин, имеет технические возможности для приема и обработки онлайн-документации в режиме реального времени. Отметим, что технические требования минимальны, дополнительно потребуется регистрация в специализированной системе страхователей ФСС «Соцстрах».
3. Медицинская организация, в которой гражданин получает квалифицированную медицинскую помощь, имеет право на оформление документации данного рода, а также имеет техническую возможность в оформлении интернет-бумаг. Например, фельдшерско-акушерский пункт, функционирующий в удаленном населенном пункте, может не иметь доступа к информационной сети, следовательно, и возможности создать ЭЛН нет.

Пошаговая инструкция по работе

Работодателю важно знать, как работать с электронными листками нетрудоспособности. Знание всех моментов и тонкостей обеспечит оперативное и правильное оформление данного документа. Работник и предприятие должны быть зарегистрированы на портале Госуслуг.

Инструкция по работе с электронным больничным приведена ниже:

• войти в личный кабинет ЕИИС «Соцстрах»;
• заполнить больничный лист сотрудника;
• вкладка «Электронные листы нетрудоспособности» содержит следующие данные: ФИО работника, номер больничного и СНИЛС, дата выдачи документа, сроки начала и завершения выходных дней. Эту информацию вносит врач. Её нужно проверить на предмет наличия ошибок. В случае обнаружения неточностей в ФИО сотрудника, СНИЛС, следует направить работника в больницу для внесения корректив. После этого ФСС аннулирует документ с ошибками и зарегистрирует новый листок о нетрудоспособности;
• если информация врачом внесена верно, тогда надо перейти во вкладку «Заполняется работодателем». Тут необходимо указать данные по расчету пособия, поставить электронную подпись.

Похожие записи:

• Открытие охоты Алтайский край в 2023 году
• С какой суммы при продаже автомобиля берется налог в 2023 году
• Экологическая отчетность в 2023 году для предприятий 4 категории