Виды учета рабочего времени бывают

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Виды учета рабочего времени бывают». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.

Кто должен вести учет

Независимо от того, как ведется учет рабочего времени, ответственность за его организацию автоматически возлагается на работодателя, то есть директора компании. Конечно, маловероятно, что он будет составлять и подсчитывать часы по табелям самостоятельно.

Приказом директора необходимо назначить ответственного за ведение учета рабочего времени. В небольшой организации это может быть один человек. В крупной компании задача чаще всего возлагается на руководителей каждого подразделения. Начальник отдела в течение месяца заполняет табель на всех своих подчиненных, после чего закрывает и подписывает его. Иногда эту функцию выполняют секретари, бухгалтеры и т.п. Сроки сдачи документа должны быть четко зафиксированы в приказе.

Затем табель направляется к бухгалтеру, который производит все необходимые расчеты также до определенного числа каждого месяца. Обычно для подсчета часов оставляется промежуток времени в несколько дней, чтобы все табели были обработаны в срок.

Ответственный за проведение учета рабочего времени выполняет следующие задачи:

• фиксирует время фактического присутствия сотрудников на работе и вносит его в табель;
• проверяет наличие и подлинность документов об уважительных причинах отсутствия на рабочем месте, например, больничные листы, повестки в суд, заявления на предоставления отгулов и т. п.);
• закрывает табель в конце месяца, указывает итоговое число отработанных часов, заверяет документ своей подписью и сдаёт его в бухгалтерию.

Все ответственные лица должны быть ознакомлены с приказом об их назначении и поставить под ним свою подпись. В противном случае при проверке организация может получить штраф.

Учет рабочего времени с помощью программы ИНСАЙДЕР

Программа ИНСАЙДЕР – идеальное решение для реализации мягкого контроля. Она позволяет выполнять настройки под каждую конкретную компанию, учитывать индивидуальные требования:

• Время начала и окончания рабочего дня можно устанавливать индивидуально для каждого сотрудника. Поскольку графики не всегда с 8 до 17 для всего штата, это удобно;
• Социальные сети, отвлечения тоже можно настраивать отдельно под каждого. Так социальные сети для СММ-специалиста будут непосредственным рабочим инструментом, а инженер-проектировщик явно использует их в личных интересах;
• Принцип открытости данных. Программа позволяет выполнять настройки доступа таким образом, чтобы сотрудник сам видел свои успехи и провалы. Доступность результатов всегда плюс, поскольку неизвестность, как мы писали выше, давит.

Учет рабочего времени — законодательно закрепленная за руководителем обязанность, но выбор методов, видов и форм учета является его прерогативой. Используя максимально подходящий вид учета и современные средства автоматизации, вы сможете не только соблюсти требования законодательства, но и значительно увеличить показатели продуктивности.

Планирование и учет рабочего времени с применением специальных систем выводит понятие об эффективности труда на новый уровень. Однако как и любой другой инструмент, система учета рабочего времени может принести компании как пользу, так и навредить. Здесь многое зависит от руководителя.

Если вы сделали все грамотно и прозрачно, прислушиваетесь к своим сотрудникам и используете полученные данные на благо — весь коллектив только выиграет. Но если под видом анализа продуктивности внедряется тотальная слежка за каждым вздохом подчиненных — не стоит удивляться, что внедрение СУРВ не оправдывает ожиданий.

Это график, который применяется для упорядочивания и организации учета рабочего времени персонала на предприятии. Он предусматривает сразу ряд аспектов. Среди них:

• Длительность трудовой недели. Допускается несколько вариантов на усмотрение руководства. Первый – 5 будних дней и 2 выходных. Кроме того, нередко применяется модель 6/1. Можно также прибегнуть к использованию гибкого расписания.
• Протяженность смены (в том числе, для неполной занятости).
• Момент начала и окончания исполнения подчиненным своих непосредственных обязанностей.
• Продолжительность перерывов, их график.
• Число смен, в которое осуществляется производство.
• Группы сотрудников, для которых предусмотрен ненормированный режим.

Такой график работы вызывает много вопросов. По нему несколько сложнее проводить анализ. Однако есть ситуации, когда нет альтернативного выхода. Например, если продолжительность буднего дня превышает норму, прописанную в Трудовом кодексе. Таким образом функционируют рестораны и многие другие заведения. Данный распорядок необходим и когда оборудование задействовано круглосуточно.

При приеме в штат нового сотрудника, этот тип занятости уже обозначен в контракте. Сложнее, если нужно перевести на сменный режим все предприятие или отдельных работников. Тогда алгоритм действий такой:

• руководитель издает соответствующий приказ;
• изменения отображаются в коллективном договоре;
• разрабатываются графики выхода на смену;
• оформление дополнительных соглашений, персонал уведомляется и дает согласие минимум за две недели;
• проводится ознакомление с распорядком.

При создании расписания нужно учитывать законодательные ограничения на предпраздничные дни и продолжительность смены для отдельных категорий граждан.

Какие бывают виды учета рабочего времени и чем они отличаются от систем

Прежде чем рассматривать, какие бывают виды учета рабочего времени, необходимо понимать, что подразумевает под собой данное понятие. Так, достаточно часто возникают неоднозначные трактовки в вопросах того, что такое системы учета рабочего времени, а что представляют собой их виды.

Под системами подразумеваются непосредственно технологические и организационные решения, обеспечивающие фактический учет рабочего времени сотрудников. Виды же предусматривают комплексные организационно-правовые особенности ведения учета рабочего времени трудящихся с точки законодательства и кадрового дела. И в этой статье будут рассматриваться непосредственно виды учета рабочего времени по Трудовому кодексу. Более подробно о существующих системах учета рабочего времени, порядке их применения и разновидностях, можно прочитать в отдельной статье.

Глобально можно разделить виды рабочего времени, применяющиеся на территории Российской Федерации работодателями, на следующие категории:

• Поденный учет.
• Понедельный учет.
• Суммированный учет.

Каждый порядок учета рабочего времени подразумевает свои преимущества и недостатки как для работников, так и для работодателей, и эффективность используемых методов будет во многом зависеть от особенностей труда в конкретном субъекте хозяйствования или даже на конкретной должности. Именно поэтому следует рассмотреть все основные виды учета рабочего времени более подробно.

Понедельный учет рабочего времени — когда он используется

В случаях, когда на предприятии установлен гибкий график труда, посменный режим труда или же продолжительность труда в различные дни может отличаться, при этом без привязки к дням недели, а по иным принципам, работодатели могут использовать учет рабочего времени в течение недели. В таком случае, работодатель получает возможность более эффективно распределить трудовые ресурсы и использовать их с максимальной эффективностью.

Понедельный учет рабочего времени имеет следующие характерные преимущества:

• Даёт возможность обеспечить эффективную деятельность предприятия с посменным графиком работы и одновременно с этим — соблюсти требования трудового законодательства и права работников.
• Позволяет максимизировать прибыль и не нести дополнительные расходы на оплату сверхурочных часов, если в течение недели общее количество отработанного времени не превышает установленные законодательством нормы.
• Легко позволяет вносить изменения в график и распорядок труда при необходимости оптимизировать рабочие процессы.

Часто понедельный учет может применяться в отношении работников творческих специальностей и в видах деятельности, когда эффективность труда может зависеть от различных внешних факторов. Например, при проведении работ по укладке асфальта может возникнуть ситуация, когда они будут отменены из-за погодных условий.

К недостаткам подобного вида учета рабочего времени можно отнести тот факт, что понедельный учет требует более глубокой проработки кадровой документации и ежедневного учета рабочих часов в целом, а не только часов, отработанных сотрудниками сверхурочно.

Учет рабочего времени

Учет времени, фактически отработанного каждым работником, обязан вести работодатель (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). В зависимости от того, на какой календарный период определяется продолжительность рабочего времени (на сутки, неделю, месяц или более), различают режимы с поденным, недельным и суммированным учетом рабочего времени.

При пятидневной или шестидневной рабочей неделе ведется недельный или поденный учет рабочего времени. При недельном учете продолжительность ежедневной работы предусматривается графиком и может быть различной в разные дни, а при поденном учете ежедневная продолжительность работы предусматривается правилами внутреннего трудового распорядка или графиком сменности и в основном бывает ежедневно одинакова. Следовательно, преимущественно различают режимы с поденным и недельным учетом рабочего времени.

При выполнении определенных видов работ или в некоторых организациях, где по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается, как это следует из ст. 104 ТК РФ, введение суммированного учета рабочего времени. В некоторых случаях введение суммированного учета рабочего времени предусматривается законодательством. Так, например, в соответствии со ст. 300 ТК РФ суммированный учет рабочего времени устанавливается при вахтовом методе работы. В этом случае учетный период охватывает все рабочее время, время в пути от места нахождения работодателя или от пункта сбора до места выполнения работы и обратно, а также время отдыха, приходящееся на данный календарный отрезок времени.

Положением по учету рабочего времени граждан, принятых в профессиональные аварийно-спасательные службы, профессиональные аварийно-спасательные формирования на должности спасателей, утвержденным Постановлением Минтруда России от 8 июня 1998 г. N 23, спасателям введен суммированный учет рабочего времени за месяц, квартал или за иной более длительный период, но не более чем за год.

Суммированный учет вводится с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды, но не более одного года) не превышала нормального числа рабочих часов (общего числа рабочих часов, отрабатываемого работником в среднем за учетный период).

При этом ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени по графику может в определенных пределах отклоняться от нормальной продолжительности рабочего дня и рабочей недели.

Недоработка или переработка часов соответственно восполняется или убавляется в рамках учетного периода (месяца, квартала и др.) так, чтобы в суммарном выражении отработанные часы равнялись норме часов соответствующего учетного периода.

Переработка сверх нормального числа рабочих часов за учетный период является сверхурочной работой (ст. 99 ТК РФ), которая компенсируется повышенной оплатой или, по желанию работника, предоставлением дополнительного времени отдыха (ст. 152 ТК РФ).

Учет рабочего времени осуществляется в табелях учета рабочего времени, примерная форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, после чего передается в бухгалтерию для расчета и начисления заработной платы.

Спецавтоматика для системы учета сотрудников на одну точку прохода с помощью карточек

Принцип действия данного метода схож с биометрической идентификацией. В данном случае, на входе в компанию также устанавливаются терминалы, но они определяют не биометрический фактор, а внешнюю метку, выполненную в виде персональной карты, которую нужно вложить или поднести к считывающему устройству.

Такая система учета рабочего времени сотрудников, позволяет не только получить полный контроль доступа людей в помещение, но и при условии расширения возможностей, организовать выгрузку отчетов в общий сетевой интерфейс и подключаться сразу к нескольким контроллерам для централизованного управления.

Такое решение востребовано как на небольших, так и крупных предприятиях, а также в разных офисах, расположенных в пределах одного бизнес-центра.

Достоинствами данной системы являются:

· невысокая стоимость;

· детализированное отслеживание прихода и ухода с работы каждого сотрудника;

· точный учет опоздания;

· снижение вероятности попадания на территорию компании постороннего лица.

Недостатком метода считается ограниченность зоны контроля, сохранение вероятности подмены идентификационной карточки и отсутствие возможности организации группового прохода людей.

Что такое рабочее время по ТК РФ

Законодательство (ТК РФ) дает четкое определение понятию рабочего времени – это время, которое работник выполняет возложенные на него трудовые функции, а также другие периоды, что на законодательном уровне приравниваются к рабочему времени.

Здесь важно выделить некоторые нюансы:

1. В рабочее время входят все обязанности, предопределенные трудовым договором. Иными словами, стороны изначально договорились, за что сотруднику будет выплачиваться зарплата. И это время нужно отработать и учесть.
2. Другие, определенные законом периоды. В этом случае следует учитывать некоторые особенности отечественного законодательства. По сути все периоды, когда сотрудник находится на территории предприятия учитываются в рабочее время. Сюда включено время простоя, технологические перерывы, периоды для удовлетворения физиологических потребностей. Исключение – если труженик самовольно (без согласования, либо одобрения со стороны администрации) проник на территорию компании.
3. Учитывайте, ТК РФ вводит ограничение на нормальную продолжительность работы за неделю. Максимальное количество часов не должно превышать 40 часов. Но в каждом правиле могут быть исключения. Этот предел времени может уменьшаться (работа на опасных производствах, инвалидов, несовершеннолетних), либо немного периодически возрастать (вахтовый, либо сменный режим работы при суммированном учете).

Задачи ведения учета рабочего времени сотрудников

Для руководителей учет рабочего времени особенно важен, поскольку платить за отдых персонала не хочется никому. Кроме того, в законодательстве РФ есть статья, где сказано о важности учета и оплаты рабочего времени. При этом Кодекс об административных правонарушениях налагает санкции за эти самые нарушения.

Рабочим временем называют часы, которые тратятся на выполнение должностных функций. Данные часы должны оплачиваться. То есть все очень серьезно. Среди причин, по которым важен учет рабочего времени сотрудников, не только основная, юридическая, но и много дополнительных.

Задача 1. Выявление потери рабочего времени

Безупречных сотрудников не существует, однако все руководители мечтают о штате, состоящем из идеального персонала — мотивированных работников, которые стремятся к поставленным целям и не отвлекаются на ерунду. В реальности все иначе. Многие сотрудники тратят рабочее время на личные задачи: переписку с друзьями, компьютерные игры, посещение развлекательных ресурсов и интернет-магазинов, кофе с коллегами.

Суммированный учет рабочего времени сотрудников

При таком типе учета рабочего времени оплата труда осуществляется из расчета по часам. Рассмотрим это на примере.

Допустим, ежемесячный оклад работника — 30 тыс. руб. При этом в компании используют суммированный учет трудового времени. Отчетным периодом считают квартал. Установленная продолжительность рабочей недели — 40 часов. Предположим, норматив трудовых часов в необходимом периоде (втором квартале 2018 года) будет равен 528 часов. Из них в апреле — 168 часов. Но сотрудник отработал не 14, а 13 смен по 12 часов, то есть 156 часов.

Чтобы вычислить заработную плату сотрудника за апрель, нужно будет найти размер тарифной ставки за час — разделить оклад в 30 тыс. руб. на 168 часов норматива в месяц. Тариф в час составит 178,57 руб. Соответственно, зарплата этого сотрудника за апрель составит: 156 отработанных часов × 178,57 = 27 856,92 руб.

Существует еще один метод расчета заработной платы при суммированном учете рабочего времени, в соответствии с которым учитывают среднемесячное число рабочих часов в году.

Закон обязывает администрацию обеспечить достоверный учет всех отработанных тружениками часов. Но конкретных требований, кто и как обязан это выполнять, для компаний не предусмотрено. Поэтому на практике подсчет отработанного времени осуществляется таким образом:

1. Ежедневный учет. В этом случае все отработанные часы за день должны сразу отображаться в табеле учета. Подобный способ учета подходит в компаниях, где труд сотрудников четко нормирован. Для выплаты заработной платы необходимо суммировать все отработанные часы за месяц. Нужно учитывать, что недоработки в одних днях при такой системе учета не будут компенсироваться переработкой часов в другие периоды. Придется одновременно насчитывать недоработку и переработку.
2. Понедельный учет. Весьма распространенная система учета. В этом случае учитываются все часы, которые были отработаны за неделю. При этом переработку в один день (например, если при норме 8 часов сотрудник отработал 10 часов), можно компенсировать недоработкой в другой период (это если при норме 8 часов сотрудник отработал только 6 часов). Выплата вознаграждения тут может осуществляться за отработанную неделю, либо суммироваться и выплачиваться за месяц.
3. Суммированный учет. Здесь предполагается подобрать оптимальный период работы, который позволит минимизировать количество сверхурочных часов. Обычно таким периодом выступает месяц. Реже – квартал, полугодие. Для отдельных категорий сезонных работников это может быть даже год. Периоды больше года не устанавливаются. Тут важно понимать, что сверхурочными (либо недоработанными) будут только те часы, которые «вылезут» после закрытия периода. Вне зависимости от периода учета выплата зарплаты должна осуществляться ежемесячно (дважды в месяц из расчета аванса и окончательного расчета).

Похожие записи:

• Иск от ненадлежащего лица последствия его подачи
• Экологическая отчетность в 2023 году для предприятий 4 категории
• Срок рассмотрения жалобы в ГИБДД на постановление по административному правонарушению